100%
1.6.2020

Como aumentar a probabilidade de um anexo ser lido e compreendido?

Gestor, esse artigo é pra você! Aprenda técnicas de comunicação que farão com que sua equipe leia os anexos dos e-mails ;)

Assim como no setor privado, a circulação de arquivos e documentos via e-mail é grande. 

Contudo, nem sempre estes anexos são abertos ou compreendidos.

Para ajudar a resolver este problema, o pessoal da Ideas 42 desenvolveu um projeto de ciência comportamental que dá dicas sobre como aumentar a chance dos anexos serem lidos.

Você confere todas elas aqui.


Use lembretes

Todos estamos suscetíveis a nos esquecer. Por isso, o uso de lembretes ajuda muito na abertura de e-mails e anexos.

Mensagens simples fazem toda a diferença.

Exemplos:

  • Fazendo uma pausa para o almoço? Fique atualizado com as novidades de hoje!
  • Terminou seu treino matinal? Enquanto recupera o fôlego, leia as atualizações de hoje!


Diminua o hassles (pequenas inconveniências)

Alguns problemas de sistema ou procedimentos mais trabalhosos, como baixar e abrir um arquivo, podem impedir a leitura das informações.

Dicas:

  • Coloque as informações atualizadas diretamente no Whatsapp ou corpo do e-mail em vez de solicitar o download e abertura de um documento a cada comunicação recebida;
  • Se for necessário enviar o documento, deixe-o em um formato padrão e universal que possa ser lido também em celulares, como pdf ou jpeg.

Quer aprender mais sobre inovação em governos?

Deixe o seu melhor e-mail aqui embaixo e receba uma trilha de conteúdos únicos - e gratuitos! - que desenvolvemos sobre Gestão, Pessoas, Tecnologia e Inovação.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Destaque os benefícios

Comunicar claramente os benefícios imediatos de um comportamento pode aumentar a probabilidade das pessoas agirem, então compartilhe essa informação quando enviar o documento, isso aumentará as chances do anexo ser lido.

Exemplos:

  • Para fazer seu trabalho da melhor maneira e informar as pessoas corretamente, leia este documento e salve-o para consultas;
  • Atualize-se! Você precisa conhecer os decretos atuais para informar melhor os cidadãos.

Introduza o accountability

Responsabilizar as pessoas por suas ações aumenta a probabilidade delas agirem, então encontre maneiras de incentivá-las a conhecerem o conteúdo do documento. 

Dicas:

  • Nas reuniões de equipe, peça aos colaboradores que façam um resumo das atualizações diárias;
  • Faça com que respondam no WhatsApp quando terminarem de ler, solicitando opiniões ou informações sobre o assunto. 

Seja objetivo

Comunicações muito longas ou com muitas etapas podem levar à procrastinação e dificultar o entendimento, então procure maneiras de fazer com que a solicitação seja mais direta e amigável.

Exemplos:

  • Especifique no texto a informação atualizada - pode ser utilizando negritos ou ressaltando com outras cores;
  • Inclua um sumário com os números das páginas (com links),  que leve o leitor diretamente às informações detalhadas. Isso facilita a navegação e permite que as pessoas possam ler na ordem que faz mais sentido para elas;
  • Inicie o documento com perguntas sobre a informação que eles querem saber (por exemplo, quando acabará a suspensão? Aplica-se a restaurantes?).

Facilite para o seu público

As pessoas têm atenção limitada, ou seja, é improvável que elas vejam ou capturem toda a informação que está sendo apresentada (mesmo quando está bem na frente delas). 

Portanto, é importante priorizar a informação e apresentá-la da maneira mais clara e mais compreensível que puder.

Exemplos:

  • Use palavras fáceis e frases curtas;
  • Se precisar utilizar termos mais complexos, explique-os.

O que você achou das sugestões do pessoal da Ideas 42? Já usa alguma? Conhece outras que não estão aqui? Conta pra mim!


Ana Mendonça

Sobre o autor

Ana Mendonça é jornalista e gestora de políticas públicas. Defensora de uma linguagem simples na administração pública, acredita no poder do cidadão e no protagonismo do servidor.