100%
1.6.2020

Como aumentar a probabilidade de um anexo ser lido e compreendido?

Gestor, esse artigo é pra você! Aprenda técnicas de comunicação que farão com que sua equipe leia os anexos dos e-mails ;)

Assim como no setor privado, a circulação de arquivos e documentos via e-mail é grande. 

Contudo, nem sempre estes anexos são abertos ou compreendidos.

Para ajudar a resolver este problema, o pessoal da Ideas 42 desenvolveu um projeto de ciência comportamental que dá dicas sobre como aumentar a chance dos anexos serem lidos.

Você confere todas elas aqui.


Use lembretes

Todos estamos suscetíveis a nos esquecer. Por isso, o uso de lembretes ajuda muito na abertura de e-mails e anexos.

Mensagens simples fazem toda a diferença.

Exemplos:

  • Fazendo uma pausa para o almoço? Fique atualizado com as novidades de hoje!
  • Terminou seu treino matinal? Enquanto recupera o fôlego, leia as atualizações de hoje!


Diminua o hassles (pequenas inconveniências)

Alguns problemas de sistema ou procedimentos mais trabalhosos, como baixar e abrir um arquivo, podem impedir a leitura das informações.

Dicas:

  • Coloque as informações atualizadas diretamente no Whatsapp ou corpo do e-mail em vez de solicitar o download e abertura de um documento a cada comunicação recebida;
  • Se for necessário enviar o documento, deixe-o em um formato padrão e universal que possa ser lido também em celulares, como pdf ou jpeg.

Aqui no Colab adoramos inovar na gestão pública!

Por isso, disponibilizamos alguns conteúdos mais completos que falam sobre gestão pública. Deixe o seu melhor e-mail para recebê-los!

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.

Destaque os benefícios

Comunicar claramente os benefícios imediatos de um comportamento pode aumentar a probabilidade das pessoas agirem, então compartilhe essa informação quando enviar o documento, isso aumentará as chances do anexo ser lido.

Exemplos:

  • Para fazer seu trabalho da melhor maneira e informar as pessoas corretamente, leia este documento e salve-o para consultas;
  • Atualize-se! Você precisa conhecer os decretos atuais para informar melhor os cidadãos.

Introduza o accountability

Responsabilizar as pessoas por suas ações aumenta a probabilidade delas agirem, então encontre maneiras de incentivá-las a conhecerem o conteúdo do documento. 

Dicas:

  • Nas reuniões de equipe, peça aos colaboradores que façam um resumo das atualizações diárias;
  • Faça com que respondam no WhatsApp quando terminarem de ler, solicitando opiniões ou informações sobre o assunto. 

Seja objetivo

Comunicações muito longas ou com muitas etapas podem levar à procrastinação e dificultar o entendimento, então procure maneiras de fazer com que a solicitação seja mais direta e amigável.

Exemplos:

  • Especifique no texto a informação atualizada - pode ser utilizando negritos ou ressaltando com outras cores;
  • Inclua um sumário com os números das páginas (com links),  que leve o leitor diretamente às informações detalhadas. Isso facilita a navegação e permite que as pessoas possam ler na ordem que faz mais sentido para elas;
  • Inicie o documento com perguntas sobre a informação que eles querem saber (por exemplo, quando acabará a suspensão? Aplica-se a restaurantes?).

Facilite para o seu público

As pessoas têm atenção limitada, ou seja, é improvável que elas vejam ou capturem toda a informação que está sendo apresentada (mesmo quando está bem na frente delas). 

Portanto, é importante priorizar a informação e apresentá-la da maneira mais clara e mais compreensível que puder.

Exemplos:

  • Use palavras fáceis e frases curtas;
  • Se precisar utilizar termos mais complexos, explique-os.

O que você achou das sugestões do pessoal da Ideas 42? Já usa alguma? Conhece outras que não estão aqui? Conta pra mim!


Ana Mendonça

Sobre o autor

Ana Mendonça é jornalista e gestora de políticas públicas. Defensora de uma linguagem simples na administração pública, acredita no poder do cidadão e no protagonismo do servidor.