A rotina de trabalho, seja ela no âmbito público ou privado, necessita de organização, estruturação, planejamento e a famosa palavrinha mágica: processo! Saber exatamente o que deve ser feito, não só otimiza o trabalho, como também fica mais fácil de analisar todas as etapas do fluxo de trabalho, obter bons resultados, estimar tempo de execução de tarefas e encontrar problemas que possivelmente irão surgir. Além de ajudar diretamente na eficiência da organização e consequentemente, na entrega para o cidadão.

Segundo o professor José Carlos Vaz, da EACH-USP, os processos dentro do âmbito de políticas públicas são elementos centrais da operação, uma vez que elas implicam ações do poder público complementadas por um conjunto de pessoas da nossa sociedade ou do próprio Estado. Sua implementação impacta na efetividade e eficácia, tornando as ações mais viáveis dentro da operação de processos.  

Para que a gestão tenha bons resultados, os processos precisam ser implementados dentro com o consentimento de todos da organização. Portanto, é necessário que a maioria seja favorável aos procedimentos e ideias que irão surgir após o mapeamento, fazendo a integração dos mecanismos administrativos, que envolvem planejamento estratégico, estrutura organizacional, qualidade na entrega, logística, relatórios gerenciais, sistema de participação e comprometimento de servidores. 

Nessa engrenagem toda, as ferramentas modernas de gestão, como programas, softwares, podem ser fortes aliados, principalmente no redesenho de processos, mas antes disso precisamos focar no processo de implementação e mapeamento.

Veja abaixo sete dicas práticas de um breve passo-a-passo para a ideia se tornar viável.

1- Estimular uma equipe que esteja engajada no projeto de implementação de processos, com o objetivo de coordenar e repassar as demandas estabelecidas;

2- Realizar uma verdadeira "campanha" de engajamento em toda a instituição para que seja concretizada a ideia e logo na sequência apresentada para os gestores;

3- Organizar equipes de processos dentro de cada setor para ser os responsáveis por tal implementação e que possam coordenar de forma definitiva e positiva de forma micro;

4- Conceder a capacitação da equipe setorial para que todos estejam a par dos processos com uma visão mais macro;

5- Iniciar de fato o processo de implementação da gestão e o mapeamento nos diferentes setores;

6- Acompanhar através das equipes setoriais todo o processo, desde sua implantação até sua execução. Sem esquecer de estar de olho na manutenção das equipes, já que estamos trabalhando com pessoas e não máquinas.

7- Criar indicadores analíticos para avaliar se os resultados estão sendo alcançados. 

Essa é uma maneira efetiva de se aprofundar na lógica das atividades que são executadas no fluxo de trabalho, dando uma visão interna de cada setor e da organização como um todo. Ainda dentro dos processos existem três categorias:

> Primários: também conhecidos como essenciais, que estão ligados à entrega do serviço prestado - no caso do servidor público, a entrega dos serviços para os cidadãos;

> Apoio: pode ser chamado de processos de suporte, no qual entregam valor para os processos primários ou para os processos de gerenciamento ;

> Gerenciamento: também chamados de processos de gestão, eles são a parte analítica, que entrega dados e resultados para os processos primários e/ou os processos de apoio.  

Uma das principais vantagens de implementar os processos, sejam eles em diagramas de processos ou em softwares desenvolvidos para isso, é ter a padronização dos serviços, que estão dentro dos processos de uma organização.

O auge desse trabalho interno é quando os gestores que estão dentro dele possuem um amplo conhecimento do que deve ser feito e como deve ser feito, e portanto conseguem colocar em prática todo um fluxo de trabalho que funcione da porta pra fora, beneficiando assim, os cidadãos.