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11.9.2020

Dicas para reuniões remotas produtivas e engajadoras

Com a pandemia, as videochamadas já são parte da rotina, mas como realizar encontros mais complexos e longos on-line, sem perder qualidade na troca entre os participantes? 

Com a necessidade de trabalho remoto imposta pela pandemia, transformamos nossos processos e ritos de trabalho. As videochamadas já são parte da rotina, mas como realizar encontros mais complexos e longos on-line, sem perder qualidade na troca entre os participantes? 

Nós estamos sempre buscando métodos e ferramentas para construção criativa de soluções, inclusive em ambientes digitais e compilamos algumas dicas valiosas para manter os encontros digitais produtivos e engajadores. 

Tenha uma agenda clara, organizada e compartilhada com todos os participantes 

Essa é uma prática muito importante para qualquer tipo de reunião, que se torna ainda mais importante para as interações on-line. Compartilhar uma pauta detalhada já no convite da reunião ajuda cada participante a entender a importância de sua presença, ajuda a alinhar expectativas.

Retomar a agenda durante o encontro faz com que as pessoas entendam o ritmo da reunião e mantenham o objetivo em vista.  

Compartilhe conhecimento antes e garanta que o tempo de chamada esteja focado em interação 

Sabemos o quanto é custoso manter um grupo atento e engajado numa reunião, por isso você não vai querer desperdiçar o tempo em que as pessoas estão juntas com tarefas realizadas individualmente.

Evite apresentações longas sobre um tema durante a apresentação enviando materiais de preparo: artigos sobre o tema, um vídeo com a apresentação ou qualquer outro suporte de preparo. Assim, o tempo dedicado à apresentação pode ser investido em trocas e aprofundamentos, com todos participando. 

Ajude as pessoas a se prepararem para a reunião 

Estamos testando muitos modelos e ferramentas para construir essas novas soluções, e garantir que todos os participantes estejam familiarizados com as novidades pode tomar um tempo importante da reunião.

Se for adotar alguma ferramenta nova que demande cadastro ou instalação de software, destaque a informação e adicione tutoriais e, se possível, coloque-se à disposição para testar a ferramenta antes da reunião. 

Sempre que possível, mantenha o vídeo aberto 

Algumas pessoas passam por dificuldades técnicas ou não se sentem à vontade para deixar o vídeo ligado, por isso, vale enfatizar a importância dessa prática simples. O vídeo nos dá informações de expressão corporal, o que ajuda a interação e a comunicação.

Use ferramentas visuais

As pessoas se entendem melhor ao visualizarem contextos e ideias, por isso, aproveite os suportes visuais durante as reuniões. Ferramentas como Miro e Mural funcionam como grandes murais digitais em que as pessoas podem compartilhar notas, imagens e rascunhos de ideias.

Criar espaços de compartilhamento com templates usando essas ferramentas ajuda muito o processo de documentação das ideias e cria um canal para pessoas que não se sentem tão à vontade falando registrem suas contribuições. 

Aqui no Colab adoramos inovar na gestão pública!

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De olho no tempo 

Reuniões online podem ser realmente exaustivas e nosso tempo de atenção por vídeo é reduzido se comparado a eventos presenciais. Tenha isso em mente ao planejar encontros virtuais: o ideal é que as chamadas tenham entre 60 e 90 minutos, chegando a 120 minutos no máximo.

Leve em consideração também a duração de cada uma das atividades dentro de uma reunião, já que depois de 15 minutos em uma tarefa a atenção das pessoas tende a se dissipar. Em reuniões mais longas, considere intervalos para que as pessoas estiquem as pernas e possam tomar uma água no meio do processo. 

Fique atento ao tamanho do grupo

Tenha em mente que grupos maiores demandarão mais tempo de discussão em cada atividade, mais atenção do mediador e mais complexidades técnicas nas chamadas. Se o seu grupo tem mais de 8 pessoas, considere dividir o processo em duas ou mais salas com outros mediadores ou considere fazer a atividade em turnos. 

Prepare-se e tenha um plano B 

Se temos uma certeza é a de que nenhuma reunião sai como o planejado. A internet cai, softwares falham, pessoais têm imprevistos e discussões se alongam. Ao se preparar para uma reunião online, considere essas variáveis para garantir que os objetivos sejam cumpridos mesmo com algumas alterações pelo caminho.

Compartilhe os resultados, encaminhamentos e atualizações 

Essa provavelmente não é a primeira e não será a última reunião que seu grupo irá participar, então vale a pena investir em engajamento de longo prazo. Mostrar que as discussões da reunião foram levadas à diante e que a contribuição das pessoas fez a diferença é crucial para que todos sigam motivados a colaborar. 

Essa mudança repentina nos forçou muitas adaptações em pouco tempo, mas acreditamos que as ferramentas digitais trazem uma série de benefícios que vieram para ficar. Você acha que essas dicas podem ajudar sua equipe?

Vivian Costa

Sobre o autor

Vivian Costa é Product Owner do Colab e trabalha há 8 anos com pesquisa de inovação e produtos digitais de impacto social no Vetor Brasil, Mira Educação, Catarse e Instituto Tellus. Com um pé na tecnologia e outro na rua, está sempre buscando soluções escaláveis inspirada pelas pessoas.