Você tem dúvidas de como fazer uma boa Gestão de Projetos no Setor Público? Neste artigo, destacamos alguns pontos essenciais para gerir projetos em governos.
Ser um gestor de projetos não é simples. Entre planejar, monitorar e controlar os projetos que estão sendo executados, o responsável precisa estabelecer a governança e estar preparado para replanejar, se necessário.
No cenário público, esse termo está ganhando força e por isso vamos falar neste artigo sobre gestão de projetos e como fazer com sucesso.
Antes de nos aprofundarmos no tema, é importante alinharmos o que é um projeto. Se pesquisarmos no dicionário, o significado desta palavra é:
Mas, dentro do contexto de uma organização, essa palavra tem um significado diferente. Aqui vamos considerar o do Guia PMBOK, que é referência no mundo todo sobre projetos.
Segundo eles:
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”
Logo, entendemos que projeto é temporário e nos ajuda a alcançar uma meta.
Dentro da gestão de projetos, precisamos que o projeto esteja bem nítido. Afinal, cabe ao gestor de projetos medir os riscos para diminuí-los, definir os responsáveis e até quem serão os beneficiados. Aqui entram as informações sobre o que está sendo feito.
É importante que seja eleito alguém para o cargo de gerente de projetos, essa função é de liderança e as grandes decisões que afetam o projeto serão centralizadas nessa figura. Após definir quem é “a pessoa da vez”, pode-se iniciar o planejamento com:
Como disse o escritor, diretor e co-fundador da American Telecast Corporation, Steven K. Scott:
“Uma visão é uma meta precisa, claramente definida, com um plano detalhado e um cronograma para atingir essa meta.”
O gerente de projetos precisa investir tempo na montagem do cronograma. Assim, será possível acompanhar os entregáveis, os custos e até a produtividade em cada etapa de execução daquele projeto.
É mais fácil organizar as tarefas e visualizar como o orçamento está sendo utilizado com “blocos” que reúnem cada fase do que olhando para o todo.
Também é comum que a organização peça pelo projeto o mais rápido possível, mas é vital lembrar que prazos realistas são muito importantes para transmitir credibilidade e evitar que a equipe fique sobrecarregada.
Considere isso na montagem de seu cronograma para manter um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
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Sempre falamos aqui no blog sobre a importância de alinhar objetivos e deixar a equipe a par do que está sendo feito e qual é a meta.
Por ser a figura central, o gerente de projetos tem que ter na ponta da língua o que deve ser feito e qual a linha de chegada para finalizar aquele trabalho e claro, compartilhar com a equipe.
É recomendável evitar objetivos muito vagos, como “aumentar a produtividade em 20%”, ou objetivos óbvios, como “aderir a um software de tarefas”.
A comunicação é um dos elementos mais importantes em qualquer projeto. Por isso, o gestor deve se preocupar em reunir pessoas adequadas e capacitadas tecnicamente que possam ser aproveitadas na tarefa.
Além disso, também é responsabilidade do gestor de projetos que todos conheçam seus papéis, saibam quais tarefas devem entregar, qual o contexto do que está sendo feito, quais as prioridades e afins. Para isso, reuniões semanais com a equipe são indicadas.
A tecnologia pode ser uma grande aliada da gestão pública em diversos aspectos, inclusive no gerenciamento de projetos. Muitas vezes, existem tarefas rotineiras que podem ser automatizadas para ganhar eficiência e investir o capital humano onde mais é necessário.
A gestão de projetos está presente no cotidiano de milhares de pessoas em outras milhares de organizações, incluindo nos governos. De acordo com Gustavo Carvalho, Gerente de Sucesso do Cliente do Colab:
“Governança e gestão de projetos estão sendo associados cada vez mais ao setor público, pela necessidade de responsabilização e transparência na implementação de serviços e de políticas públicas eficientes. Para isso, é necessário o aperfeiçoamento da performance organizacional e da habilidade de se adaptar às mudanças.”
Por fim, cada vez mais a gestão de projetos está sendo usada na gestão pública para entregar mais valor à população e aos serviços que são prestados.
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