Quando estamos seguindo por um caminho já conhecido a tanto tempo, fica difícil enxergar alternativas dentro da mesma rota. A burocracia no setor público é exatamente esse lugar comum que os gestores tendem a se perder - ou se frustrarem - sem conseguir recalcular a rota de uma forma mais honesta e produtiva, afinal de contas, a burocracia veio para ficar. 

A solução para contornar esse problema dentro de tantas rotas do serviço público, seja a frente do gestor, servidor ou cidadão, é saber de fato quando é fundamental ignorar a burocracia. Essa foi uma das dicas que Sandra Naranjo Bautista, CEO e fundadora da Better Govs, passou no seu texto publicado no Apolitical.

Esse recálculo de rota que estamos dizendo, segundo Sandra, acontece com a mudança de mentalidade sobre a burocracia. "O que não precisa ficar são os obstáculos habituais da burocracia, o tempo excessivo que pode levar para fazer as coisas acontecerem. Embora às vezes nós, como funcionários públicos, critiquemos o sistema, somos o sistema e podemos torná-lo melhor, mesmo que seja um de nós por vez." 

Para Sandra, a única forma efetiva de aprender a transitar em novas rotas da burocracia é entendê-las perfeitamente, só assim torna-se possível criar uma oportunidade de enxergar novas   alternativas para melhorá-las. Confira abaixo as três etapas de mudança que ela mesma aplicou para superar procedimentos defasados, resolver problemas e implementar novos projetos com sucesso!

1- Compreenda a si mesmo e ao sistema

Parece brincadeira, mas não é! Antes de tentar consertar o sistema veja se o compreende. Muitas das melhorias partem de pessoas que tentam melhorar algo que elas mesmas nem entendem tão bem. "Como as coisas funcionam da maneira que funcionam e, mais importante, por quê.  Você só precisa identificar o propósito que está servindo",  afirma a CEO.

Entenda qual é o fluxo de trabalho do problema que está tentando resolver, faça um mapeamento dos projetos e, se for melhor visualmente, crie um diagrama para conectar todas as interações/conexões que aquela rota está formando diante dos seus olhos. Como a própria Sandra cita, “pense nas pessoas que estão envolvidas, a interação entre os agentes, quem são os autorizadores e qual é a sequência atual de eventos. Em seguida, descubra quais são os recursos necessários em cada etapa, qual é o tempo que cada etapa leva e por quê”.

‍2- Saiba transitar pela fluxo, esteja presente

Após ter feito o mapeamento, Sandra sugere que o gestor transite nesta rota como um usuário e como um back-end para identificar se todas as etapas que desenhou anteriormente estão fazendo sentido "na vida real" das duas perspectivas. "Para o back-end, por exemplo, o que eu fiz antes foi me encontrar com a pessoa que estava fazendo aquela parte específica do processo (dentro do ministério) e sentei com ela enquanto replicavam o procedimento, estava lá quando eles clicaram no sistema", comenta.

Ela ainda compartilha a sua própria experiência em estar presente nos mínimos detalhes. "O que aprendi é que, se pedisse a alguém que me dissesse como fazer isso, perderia informações valiosas. Quando você tem uma tarefa repetitiva a fazer, às vezes omite os detalhes de como ela funciona porque é um hábito para você. Como diz o velho ditado, o diabo está nos detalhes, você quer ter certeza de que conhece todos eles”.

3- Faça melhor sempre que estiver insatisfeito

Depois de fazer todo o processo, mapeando os mínimos detalhes, torne-o melhor. Pense no objetivo deixando claro o que precisa, não necessariamente o que deseja, mas os resultados que precisa alcançar. E lembre-se de voltar ao início da rota e recalcular pensando nos seguintes trajetos: 

•  Faça pequenas alterações no sistema atual

Dependendo do que está tentando melhorar, isso pode ser tão simples quanto conversar com a pessoa X em vez da pessoa Y em um departamento específico onde as coisas são autorizadas. Pode também fazer pequenas alterações para automatizar certas partes do processo ou ,até mesmo, eliminar processos duplicados. "Estes são tópicos que podem ser implementados facilmente a um custo muito baixo", destaca a CEO.

• Crie uma nova versão do sistema atual

Substitua escrever algo à mão por um e-mail, por exemplo, para otimizar tempo. Ou contrate mais pessoas para fazer o processo ser mais rápido, envolvendo mais ou menos gestores no fluxo de trabalho.

• Atualize o sistema

É nesta etapa que a mudança acontece, implemente o que desenhou na sua nova rota após seguir as etapas anteriores. Ela sendo identificada será mais fácil localizar a modificação que idealizou desde o começo das etapas, tornando mais claro como seria o novo sistema implementado.

"A burocracia é uma luta de todos porque afeta a própria essência do propósito do setor público, a de melhorar a vida das pessoas. Tempo e energia desperdiçados em papelada e procedimentos administrativos não devem mais ser tolerados. Temos que torná-lo melhor", instiga Sandra Bautista. 

As iniciativas individuais de cada gestor público acabam se transformando em um projeto coletivo para que todos possam usufruir de um sistema melhor, portanto, toda vez que encarar algo que não funcione - mais - faça a seguinte pergunta: Como posso torná-lo melhor?  

 "Sonhe grande e comece pequeno."