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29.1.2021

Redesenho de processos: entenda como e quando melhorar os processos organizacionais

Veja nesse artigo como identificar a necessidade de transformar os processos já estabelecidos na gestão.

Recentemente falamos aqui sobre o mapeamento de processos, que é o start de novas decisões que envolvem produtividade, eficiência e organização no fluxo de trabalho de uma organização. Vamos entrar na etapa seguinte, que seria a análise crítica do desenho de gestão, com a intenção de melhorar e promover manutenções que serão prioridades para continuar uma boa execução dos processos implementados no mapeamento. 

O principal objetivo do redesenho é olhar para um futuro próximo e saber identificar as necessidades de transformação dos processos, trazendo benefícios financeiros e de capital humano. Também é um momento importante para refletir o micro das atividades de cada envolvido, eliminando a improdutividade e afinando o olhar macro de como analisar as condições estruturais, traçar novas estratégias organizacionais, identificar a efetividade da base tecnológica e saber se o sistema implementado/equipamentos que estão no momento presente não ficou obsoleto.

Essa previsão da gestão deve ser cuidadosa e coletiva, sua transparência irá mostrar onde estão os pontos que precisam ser acertados, alinhando as expectativas de gestores, funcionários e por fim, da sociedade. Imagine se, em pleno século XXI, não tivéssemos processos burocráticos digitalizados, com sistemas de inteligência e informação que dão base para qualquer operação hoje em dia?! Por mais simples e informal que seja, é a partir da necessidade que as melhorias acontecem, nesse caso, podemos pensar que dentro de uma gestão, essa mudança é feita a partir dos redesenhos de processos.

Pensando dentro de serviços públicos, onde as equipes de gestão e organizações são grandes e complexas, é importante priorizar as etapas das transformações. Seria impossível interferir em processos simultaneamente, exceto em situações que já existam tecnologia implementada com sistemas de informação integrada e automação de processos, alô mundo digital!!

Tomando como ponto de partida que o redesenho será analisado e compreendido conforme as necessidades versus demandas, os gestores além de identificar os processos, precisam traçar qual será o ponto de partida. 

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Veja abaixo alguns exemplos de diretrizes que podem ser adotados:

> Mudança de foco: analisar os procedimentos internos para melhorar o atendimento às demandas do cidadão;

> Reciclagem de atividades: eliminar perdas com lentidão, gargalos, retrabalhos, duplicidade de atividade e ações que não agregam valor ao serviço prestado;

> Redução do resultado a longo prazo dentro do desempenho de processos;

> Melhoria na comunicação interna, principalmente entre as áreas de atuação da organização;

> Automatização de processos, quanto mais melhor;

> Padronização do atendimento.

 

Por fim, o redesenho de processos para ter efetividade do início ao fim necessita ter prioridade e visão estratégica. Nada irá adiantar investir energia em um processo que tem pouco impacto estratégico, se há outros, de maior impacto, que também poderiam ser revistos. 

A definição de sucesso aqui está ligada à compreensão dos objetivos organizacionais. A identificação dos fatores analisados terão como base a definição de onde começar a transformar ações antigas de processos em novos movimentos. Assim, a importância estratégica dos processos assume um lugar de destaque no processo de seleção de prioridades para redesenho.

Lívia Donadeli

Sobre o autor

Jornalista de formação, marketeira por imposição. Sempre em busca de pessoas que inspiram. Uma entusiasta por movimentos sociais.