A tecnologia tem potencial para se tornar a maior aliada de nossas cidades, facilitando tanto a vida dos agentes públicos quanto da população que eles atendem.

Todos os dias surgem novas tecnologias que prometem cumprir esse papel, mas não existe uma cartilha que ensine o passo a passo para tornar seus serviços digitais.

Por isso convidamos a Vivian Costa, líder de projetos no Colab, para compartilhar 7 dicas para digitalizar processos que podem ajudar muito os governos.

Prepare o papel e a caneta e vamos lá!

Dicas para digitalizar processos

Colab: Qual é a primeira coisa que se deve fazer para digitalizar serviços?

Vivian: Entender o processo, antes de tentar traduzi-lo. Muitas vezes, você não precisará do mesmo número de passos, da mesma natureza de interações e uma série de peculiaridades. Se você simplesmente tentar replicar o processo no digital, pode perder eficiência e oportunidades de simplificação.

É preciso entender os requisitos, eventos e atores envolvidos, além de claro, ter bem definido o objetivo do processo. Com isso em mãos, a construção do processo digital é muito mais frutífera.

C: Como diagnosticar processos que podem/devem ser digitalizados?

V: No esforço de entender o processo, é importante fazer um diagnóstico técnico dos requisitos de digitalização. Quais são as bases de dados envolvidas? Todas as partes do processo estão prontas para receber e tratar os dados? Há canais e estruturas de acesso ao processo para todas as partes interessadas? Alguns processos têm requisitos específicos e o mais importante é dissecar o processo para executar um bom diagnóstico.

C: Como engajar a equipe a participar do processo de digitalização?

V: Um ponto crítico para o sucesso de qualquer mudança de processo é envolver as partes interessadas o quanto antes. Para a digitalização, o ideal é que o entendimento e diagnóstico seja executado de maneira colaborativa para entender, a partir das partes diretamente envolvidas no processo quais são os gargalos, oportunidades e desafios da digitalização. Dessa forma, fica mais fácil evidenciar os ganhos da digitalização.

C: Quais devem ser as prioridades na digitalização de serviços?

V: As pessoas envolvidas no processo, transparência e cuidado com os dados.

C: Como consultar a população durante o processo?

V: Isso depende muito da escala e natureza do projeto. Num contexto fora da pandemia, pode fazer muito sentido trazer interações presenciais de troca de ideias para um processo específico de um território ou comunidade.

Abrir canais de ouvidoria para sugestões pode ser uma estratégia muito interessante (sempre garantindo que os canais abertos estejam preparados para dar respostas e não frustrar quem interage com eles). E para processos de maior escala e abrangência é interessante explorar formulários digitais de múltipla escolha para facilitar a participação online e o processamento das respostas.

C: Qual processo/passo não pode faltar na digitalização de serviços?

V: Além do entendimento e diagnóstico, o teste da solução digital criada antes de lançá-la em escala. Criar junto e testar as partes do processo é essencial para que a construção seja ágil e a solução tenha impacto positivo.

C: Como saber se o processo de digitalização deu certo?

V: É interessante trabalhar com métricas desde o início. Entender por exemplo quantas pessoas fazem uso do processo, quanto ele demora para acontecer, quanto recurso ele exige e contrapor os números do processo digital para entender a performance.

E aí, gostou das dicas? Aproveite para colocá-las em prática e se quiser aprender mais sobre o tema, continue no blog.