No segundo texto da série "O 'beabá' de tecnologia para Governos" falamos sobre a a Metodologia de Análise e Solução de Problemas (MASP) e como ela pode ser utilizada pela gestão pública.
Este é o segundo texto da série o "beabá" de tecnologia para Governos, que é voltada a aproximar o gestor, o cidadão e todos os interessados sobre as inovações do mundo 4.0 relacionadas à Administração Pública.
As histórias infantis, em regra, carregam aprendizados que vão para além da nossa infância. Através de formas mais lúdicas de comunicação, podemos encontrar aprendizados para várias situações.
Por exemplo, a história da Alice do País das Maravilhas.
Em uma passagem, Alice está perdida e se encontra em um local com vários caminhos, para sua orientação existe uma árvore com várias placas indicando várias direções. Nessa hora, o Gato aparece e lhe diz:
-Alice, qual caminho você quer seguir?
A Alice, em dúvida, responde:
-Eu não sei, qualquer um.
Gato: se não sabes onde quer chegar, qualquer caminho basta.
Essa passagem da história mostra que antes de traçarmos um rumo, precisamos entender o motivo das nossas escolhas.
Trazendo para o nosso tema em discussão, para encontrar soluções inovadoras ou inovar em processos, é preciso entender os problemas que estão por trás dessas soluções.
Por isso, separamos algumas formas para se pensar na primeira etapa de um processo de mudança, a identificação de problemas que precisam ser solucionados. Apresentaremos a Metodologia de Análise e Solução de Problemas (MASP).
A MASP é uma metodologia extremamente racional e científica voltada para a identificação e análise de problemas, bem como para a elaboração de planejamento e ações para eliminar as causas desses problemas.
Ela foi desenvolvida no Japão e introduzida no Brasil em meados dos anos 80. Trata-se de um procedimento que tem por objetivo promover a permanente melhoria na qualidade dos processos internos e dos produtos e serviços oferecidos por uma empresa.
Ele se divide em oito etapas ordenadas:
A partir de agora, passaremos a olhar mais de perto cada uma dessas fases. Vamos lá:
1) Identificação do problema: a primeira etapa do MASP consiste em levantar o histórico de problemas da empresa, evidenciar as perdas, formas de melhorar o desempenho e criar um fluxograma para aplicar todas as novas demandas estabelecidas, como metas, prazos e melhorias e indicar quais profissionais realizarão cada um dos processos.
2) Observação: a partir da identificação, será feita a observação para levantar as características de cada um dos problemas. A coleta dos dados deve ser precisa, com detalhamento de mais de um ponto de vista do processo, de acordo com a equipe, periodicidade, local de ocorrência e outros.
3) Análise dos dados: após a identificação e observação, deverá ser feita uma análise dos dados para entender definitivamente as causas dos problemas e aplicar testes de ferramentas e soluções para conseguir solucioná-los. Nessa fase são testados métodos como: FMEA, 5 Porquês, Diagrama de Ishikawa e outros.
4) Plano de ação: nesta fase deve ser elaborado um documento com o plano de ação para resolver os problemas apresentados, ou seja, todas as metas que devem ser cumpridas, índices de controle e estratégias eficazes.
5) Ação: após elaborar o plano de ação, é hora de colocar tudo em prática. Nesta fase todos os colaboradores envolvidos devem ser informados sobre o que acontecerá e capacitados para executar as tarefas. Além disso, é imprescindível fazer o acompanhamento de todas as ações, visando garantir que estejam sendo realizadas da maneira correta.
6) Verificação da eficácia: agora é a hora de verificar a eficácia das ações e analisar todas as informações obtidas durante a prática do plano de ação. O ideal é que se estabeleça um período para analisar todas as estratégias e, assim, conseguir avaliar se o resultado é positivo ou não.
7) Padronização: depois de verificar a eficácia das estratégias, é hora de padronizar todas aquelas que deram certo e devem ser utilizadas para a solução dos problemas. Agora é o momento de fazer essa confirmação para evitar que os erros ocorram novamente. E de passar todas as informações obtidas à equipe que estará envolvida.
8) Conclusão: por último, deve ser realizada uma revisão de todas as estratégias que serão utilizadas, garantindo a melhoria contínua dos processos. Nesta etapa, todos os envolvidos devem estar presentes para a avaliação e discussão de todos os métodos.
Considerações importantes
Quando falamos de problemas na esfera pública, muitas vezes estamos falando de "wicked problems”, portanto problemas complexos, nessas situações, faz sentido pensar na ideia de solução fracionadas de problemas. Problemas complexos não envolvem soluções únicas, um dos motivos que não devem ser enxergados como pontuais, mas um processo complexo, composto por atos e etapas específicas.
Partindo desse entendimento, fracionar o problema principal em partes menores possibilita entender o todo e também a peculiaridade de cada etapa, podendo trazer soluções mais eficientes para cada etapa específica.
Além da eficiência é importante destacar a segurança, pois ao modificar somente parte de um processo é possível identificar todas as mudanças geradas e começar a identificar indicadores e dados gerados após aquela mudança.
A partir da identificação de problemas, abordaremos nos próximos textos formas de inovação no setor público sob a ótica de soluções, tanto as formas endógenas como as exógenas.
Você já teve oportunidade de aplicar a MASP em algum caso na Administração Pública? Como foi a sua experiência? Conta a sua história pra gente! No final desta série iremos compartilhar com todos a experiência dos leitores envolvendo os temas de inovação Pública, pois mudanças só ocorrem em conjunto e toda boa ideia precisa ser compartilhada!
Esperamos você! Envie um e-mail para atendimento@colab.re com o título "Experiência - Série BEABÁ - Nome Completo”
Advogada de formação, possui experiência em demandas relacionadas contratação pelo setor público. No Colab atua na área de comercial para auxiliar no processo de contratação e compliance de documentos da empresa.
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