Você já ouviu alguém dizer “essa é a política que estabelecemos” para se referir a um conjunto de regras, procedimentos ou protocolos definidos? Muitas pessoas utilizam esse termo para algumas destas finalidades de maneira incorreta, já que cada uma possui suas próprias especificidades.

Mas como diferenciar e utilizar estes termos adequadamente em cada situação de execução e documentação? Abordaremos o tema com base no Artigo da Apolitical sobre as diferenças entre esses documentos que tratam a dinâmica de formas completamente diferentes. 

No Brasil, a ISO 9000:2015 define a palavra política como uma intenção ou direção de uma organização expressa formalmente pela alta direção, sendo um documento que estabelece diretrizes que poderão ser aplicadas numa organização a fim de auxiliar no direcionamento dos seus objetivos. 

Estabelecer uma política ajuda não só a esclarecer as diretrizes, mas também a padronizar a atuação dos colaboradores de diferentes frentes, como por exemplo a temas relacionados ao meio ambiente, segurança do trabalho, qualidade, privacidade e assim por diante. 

Segundo Mark Sutherland, analista de serviços da Colúmbia Britânica, no Canadá, ele destaca que os diferentes documentos trazem consigo abordagens e funções que estabelecem dinâmicas complementares para um bom funcionamento organizacional. Ele destaca três pilares do termo ‘política’ trazendo a seguinte reflexão:

O problema: a maioria das pessoas não sabem diferenciar entre uma política, procedimento, protocolo, diretriz e padrão.

Por que é importante saber: o conteúdo apropriado para cada tipo de documento é diferente e isso terá impacto sobre seus usuários.

A solução: pense em termos de resultados para determinar o tipo certo de documento para a tarefa ou situação em questão.

O analista orienta aos gestores a se atentarem a usar o termo e se prepararem a partir de uma busca por informações para pensar como expressar ou formular cada tipo de documento, evitando ruídos entre seus objetivos. 

“Se você está atrás de um documento com princípios orientados de alto nível ou regras que descrevem funções e responsabilidades, provavelmente está de acordo com uma política. Se você precisar de um processo para executar uma tarefa, é provável que seja uma operação. E se você não tiver certeza de onde começar, entre em contato com seu analista de políticas locais ou escritório de políticas para obter suporte.”

Ao fazer referência a determinado documento, esteja ciente de que ele é realmente uma política, ou um procedimento, diretriz e/ou padrão. No Brasil, os termos para fazer essa distinção permeiam entre as palavras política, normas e procedimentos. Confira abaixo as principais características de cada uma:

Política

Documento que estabelece diretrizes orientadas pela alta direção que definem e regulam um caminho a seguir para se estabelecer um plano ou uma ação. Ela descreve a visão e as diretrizes a serem seguidas para o cumprimento de um objetivo estabelecido pela organização.

Normas

As normas são regras expressas em documentos estabelecidos por consenso e aprovado por técnicos de diferentes departamentos ou órgãos com autoridade reconhecida. Ela estabelece as regras a serem cumpridas para se atingir o objetivo proposto pela organização.

Procedimentos

É um documento com a descrição detalhada de todas as operações necessárias para a realização de uma tarefa, traduzindo o planejamento do trabalho com a execução das atividades necessárias para atingir o objetivo proposto pela organização.

Vale refletir sobre o uso correto desses termos em cada ocasião para estarem de acordo com o que realmente a ação quer dizer. A linguagem clara e relevante é importante, principalmente em comunicações governamentais. Agora que já sabe, atenção redobrada!